At CAJ (Headmaster blog) The Complexity of Calendars - January 2013

The Complexity of Calendars | January 2013

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One of my least favorite annual tasks is finalizing the academic calendar for the coming year. This is in spite of the fact that others do most of the actual work! In part, it is because we are predicting the future and trying to control things we have little control over. Certainly we could not predict the disruption of the triple disasters of March 11, though we do have carefully considered plans in place for when school closes unexpectedly.

But the biggest reason I don't enjoy this process is because it is impossible to make everyone happy, in spite of the fact we are very careful and deliberate in our building of the calendar. First, several key staff work up a version using a variety of formulas and current policies. The Leadership Team goes through that version in detail, also consulting with a number of staff. The calendar is then displayed for all CAJ staff to comment on, and if other groups are affected by changes we contact them as well. For example, for next year we requested that the PTA move Thrift Shop from their usual weekend to make the calendar work better, and they graciously agreed. Finally, the calendar is presented to the board and published to the community.

An example of the framework we use is that board policy mandates no less than 175 teaching days, and in practice we try to schedule 180 days (the North American standard). When we surveyed parents about whether CAJ has an adequate number of days, 61% strongly agreed, 15% somewhat agreed, 13% somewhat disagreed, and 9% strongly disagreed. That is a wide disparity of opinions to take into consideration, though it generally validates our policy. We also make choices based on the least disruption to student schedules. We schedule our fall and winter breaks to coincide with high school sports tournaments in order to minimize the amount of class time students miss. We also try to align our schedule with other schools in our league (KPASSP) to ensure that scheduling all the games and tournaments is possible.

We work to accommodate as many families as possible, which often affects our decisions about which holidays to cancel school. We attempt to use a mix of Western and Japanese holidays. We also try to have school events such as Back to School Day and conferences on Japanese holidays, when we can to allow those who work the opportunity to attend. This is one of the areas where we receive the most feedback.

Two years ago we scheduled a half day of school on American Thanksgiving (Thursday) in response to feedback from numerous individuals that this two-day break was poorly timed. Over the years a number of people have asked us to consider changing or eliminating this holiday, which comes very close to the extended Christmas break. These suggestions had all come from US citizens--perhaps because others would be less inclined to say anything about this particular American tradition. We carefully considered this change, and sought input from the staff, a number of missions, the board, and other individuals. We even surveyed our students about whether and how they celebrated this holiday. Most of the Western missions we asked do not celebrate until the weekend, if at all, as a group. We were surprised that quite a number of missions have their offices open on these days and, of course, many of our Western families work for Japanese companies and so work on that day. For this reason we do get requests to close for more Japanese holidays from not only Japanese families, but also US and other foreign families. This year we were far more careful about not allowing activities on Thanksgiving Thursday afternoon and evening to avoid additional scheduling pressure on those families that do choose to celebrate that day.

We have completed this process for next year, and you can find the calendar posted here. I am very open to feedback about our calendar choices. We do make changes to both the calendar and our formulas based on feedback, but please understand the choices are often made after considering complicated variables and that the decisions are often compromises.

Your servant in Him,
Brian Vander Haak
Headmaster

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学校長として私が毎年携わっている仕事であまり好きだと思えないことの一つが、次年度のアカデミックカレンダーの最終決定をすることです。作成段階では、実際の仕事を他の人たちがしているわけですが、とにかくコントロールがほとんどできないような将来のことを予測しながら作っているのです。もちろん、予期せぬ出来事によって、学校が休校になることも想定し注意深く考慮した上で作成していたのですが、３月１１日に起きた震災、津波、その後の原発の放射線問題等のような出来事によって、学校のカレンダーが機能しなくなることを予測することはできませんでした。

私がこの仕事に楽しみを感じる事ができない大きな理由は、どんなに注意深く慎重に検討してカレンダーを作っても、すべての人を喜ばせる事は不可能だからなのです。 まず、何人かの主な人たちで様々な手法を使い、また現在の学校の方針にも照らし合わせて、たたき台の案を作り、次に、指導者のチームが詳細に目を通していき、たくさんの教職員にも相談します。その案をCAJの教職員全員に見てもらい、その都度生じる訂正が他のグループの活動に影響を与える場合は、そのグループにも知らせて決定していきます。たとえば、来年は、スクールカレンダーがうまく機能するために恒例のスクールバザーの予定を従来の決まっている週末から動かす事になり、PTA側もこの件を快く受け入れて下さり、理事会にその案が承認されて後に、CAJコミュニティー上に広報が載せました。

授業日数についてのカレンダーの枠組みについては、理事会の方針で示されているガイドライン『１７５日以下にならないこと』を受けて、北米の標準日数の１８０日を目安にしています。この１８０日が妥当な授業日数かどうかということをアンケートで保護者に尋ねると、非常に良いが６１％、良いが１５％、良くないが１３％、非常に良くないが、９％という結果になりました。これは、一般的な学校の方針として確認されているにもかかわらず、このような広範囲の意見に分かれるのです。私たちが行事の選択をするときに、生徒への混乱が最小限に抑えられるようにということを基準に作成しています。秋休みや、冬休みについても、高校生達のスポーツトーナメントのスケジュールを考慮して、スポーツ選手達がなるべくクラスを休むことがないようにしています。さらに関東地方高等学校校長協会 (KPASSP) の他の高等学校のスケジュールにもあわせて、スポーツの試合や、トーナメントの日程が可能になるように作成しているのです。

可能な限り、多くの家族の方々の都合にあわせるようにも努力しています。どの祝日を学校の休日として選ぶかということは、しばしば作成に影響を与えます。欧米の祝日と日本の祝日をうまく混ぜながら休校日を決めるようにも試みます。学校の行事である、バック•トゥ•スクールデイや、カンファレンスなどは、普段仕事をされている保護者の方々を考慮して、なるべく多くの方が参加できるように日本の祝日を選ぶようにしています。その事についての保護者のからのご意見は一番たくさんいただいています。

　　二年前に、アメリカの収穫感謝祭の祝日である１１月の第４木曜日を半日授業にして金曜日も休日としたときには、たくさんの方々からあまり良いスケジュールではないと指摘されました。この収穫感謝祭の祝日に関しては、あまりにも、クリスマスの休暇に日が近いこともあって、数年前から変更するか、または、祝日を除くかどうか再検討を求められていました。この提案はすべてアメリカ国民からでたことです。たぶん他の人たちにとっては、アメリカの祝日に対してとやかく言うこともないからでしょう。この祝日をどのようにするべきかを注意深く考慮し、教職員からも意見をきき、いくつもの宣教団体や、理事会、個人達からの意見も伺いました。学生達に対してもこの祝日を祝っているのかどうか、どのように祝っているのか等を調べました。その結果、ほとんどの欧米の宣教団体は団体として当日の木曜日にお祝いをしておらず、週末にお祝いしていました。驚くべき事に、ほとんどの宣教団体のオフィスは当日の木曜日も日常通りにあいているということでした。CAJのコミュニティーの欧米出身の保護者の方々もたくさん日本の企業で働いておられるので、当然木曜日も出勤されています。そのような事をふまえて、私たちは、ただ、日本人の方だけのためではなく欧米の方々や、その他の外国の方々のためにも、日本の祝日を学校の休みに取り入れているのです。今年度の収穫感謝祭の日には、当日にアメリカ国民としてお祝いすることを選んでいる方々を尊重して、木曜日の午後や夜の活動は自粛しました。

ここに掲載されているように、来年度のスクールカレンダーが仕上がっています。私たちが選んだスケジュールに対するご意見に対してもオープンにしています。カレンダーに対して、また、その方法についても、必要なときには変更しますが、このカレンダーが様々な複雑な状況を熟考後に妥協しながら決定されたものであることをどうかご理解ください。